Kita adalah negara yang perputaran ekonominya bergantung pada kegiatan UKM dan UMKM. Hal ini membuat jumlah mereka terus bertambah dengan pesat. Bahkan menurut Pak Teten selaku Menteri Koperasi dan UMKM, tahun 2024 ini jumlah keduanya akan menembus 83,3 juta pelaku usaha.

Tapi.. tidak semua dari mereka memahami hal-hal teknis dalam dunia bisnis, salah satunya tentang sistemasi. Padahal, sistemasi dalam sebuah bisnis merupakan kerangka yang akan membawa sejauh mana bisnis itu mampu menggapai kesuksesannya. 

Di artikel kali ini, kita akan memahami apa alasan dibalik kegagalan UKM memahami sistemasi, bahaya dan ancamannya sekaligus cara untuk lebih memudahkan mereka memahami hal tersebut. Jadi, mari ke pembahasannya!

Kenapa UKM Sering Gagal Mengartikan Sistemasi Bisnis?

Jika Anda pemilik bisnis kecil, mungkin akan berfikir “Memang bisnis kecil seperti ini perlu sebuah sistem? Untuk apa? Mengatur apa?” . Itu adalah pikiran yang lumrah, tapi belum tentu benar.

Mau bisnis Anda besar, kecil ataupun dikelola sendiri, sistem adalah kunci utama untuk memudahkan semuanya. Lho kok bisa? Ya tentu, karena hadirnya sistem akan membantu segala urusan berjalan dengan semestinya.

Dengan sebuah sistem yang terstruktur dan jelas, sebenarnya bisnis Anda diuntungkan. Karena seiring berjalannya waktu, bisnis Anda pasti membesar. Karyawannya bertambah, jumlah produksinya berlipat, divisinya beranak pinak, dan masih banyak situasi yang bertambah kompleks.

Nah di situasi itu, Anda akan kelabakan jika tidak memiliki sebuah sistem. Alur produksi bisa saling tabrakan, timeline produksi jadi molor, pengeluaran untuk karyawan bisa jadi tambah bengkak, dan hal-hal merepotkan lainnya.

Nah sebelum kita lanjutkan, apa saja sih sebenarnya hal yang membuat teman-teman UKM dan UMKM gagal mengartikan istilah Sistemasi Bisnis?

1. Teman UKM dan UMKM menganggap bahwa sistemasi bisnis hanya diperuntukkan untuk bisnis berskala besar dan sudah settle. Ini yang tadi telah kita singgung dan merupakan alasan umum untuk para pelaku usaha.

Sebenarnya penting tidak sih memahami sistem ini? Jawabannya ya penting. Sangat penting, malah. Karena sistem bisnis akan menjadi pondasi utama dalam pengelolaannya.

Memahami sistem artinya Anda memahami betul bisnis yang sedang dikelola. Dengan memahami kondisinya saat itu juga, harapan dan target bisnis tersebut dapat ditentukan dengan acuan yang lebih jelas. Bukan hanya bayangan ataupun asumsi. Metode ini mampu mengurangi resiko kebangrutan dini Anda.

2. Teman UKM dan UMKM menganggap bahwa bisnis mereka ‘terlalu unik’, sehingga sistemasi bisnis justru akan menyulitkan mereka. Betul, kan?

Banyak juga kita temui teman-teman pebisnis kita yang menggunakan alasan tersebut untuk menjawab situasi dimana mereka menganggap sistemasi bisnis itu tidak penting. Padahal sebenarnya, sistemasi bisnis bisa menyesuaikan apapun bisnisnya.

Yang perlu Anda ingat, sistemasi bisnis satu perusahaan dan lainnya berbeda. Sistemasi bisnis itu disesuaikan dengan kondisi dan kebutuhan dari bisnis itu sendiri. 

Maka tidak mungkin jika bisnis Anda skala mikro, tapi dipaksa menggunakan sistem bisnis yang dipunyai perusahaan mentereng seperti Toyota atau Astra. Jadi jika Anda mengamini hal ini, segeralah perbaiki dan mulai mensistem bisnis yang sedang dikelola.

3. Teman UKM dan UMKM beralasan tidak memiliki waktu yang cukup untuk memikirkan sistemasi dengan serius. Toh, tanpa sistem bisnis mereka tetap berjalan seperti hari-hari biasanya.

Tapi teman-teman, Anda tidak bisa membenarkan hal tersebut. Karena seperti yang kita telah bahas di atas, bisnis Anda akan bertumbuh lebih besar dan kompleks. Pemahaman seperti itu jelas akan merugikan bisnis Anda. Jadi segera hilangkan, ya!

4. Teman UKM dan UMKM terbiasa dengan gaya kerja dan alur yang fleksibel. Ketika mendapati informasi yang benar, mereka justru enggan berubah. Karena mereka telah ‘nyaman’ dengan gaya dan alur yang biasa dikerjakan.

Nah untuk alasan yang ini, sepertinya Anda harus membenarkan perspektifnya secara bertahap. Karena bagaimanapun, pemahaman tersebut memiliki bukti yang setidaknya mereka ‘percaya’.

Pebisnis jenis ini sebenarnya hanya perlu tahu bawa dengan sistem yang jelas, justru pekerjaan mereka akan lebih ringan. Tidak percaya? Coba praktekkan sendiri!

5. Nah terakhir, teman UKM dan UMKM tidak bisa menggapai sumber referensi yang proper untuk lebih memahami apa itu sistemasi bisnis. Hal ini menghantui mereka hingga puncaknya hanya merasa kebingungan.

Hal ini yang agak merepotkan. Ketika sudah muak, hati pebisnis akan terkunci. Bisa jadi mereka akan jadi pebisnis yang denial terus selama hidupnya.

Maka saran saya, jika Anda mengalami situasi kebuntuan seperti itu, segeralah konsultasi dengan seorang Coach Bisnis. Mereka akan membimbing Anda menemukan tiap solusi dari segala masalah. Apalagi jika konsultasi Anda melibatkan seorang Coach Sistemasi Bisnis.

UKM Terancam, Jika Mereka Gagal Memahami Sistemasi Bisnis?

Walaupun menerapkan sistemasi bisnis butuh proses, Anda tetap harus memahami definisi dan cara kerjanya sedini mungkin. Memang, apa sih bahaya yang akan timbul jika para pebisnis skala kecil ini gagal memahami pentingnya sistemasi bisnis?

1. Bisnis terlalu nyaman dengan situasi yang salah hingga perkembangannya sangat lambat. Hal ini sangat mungkin terjadi apalagi untuk bisnis-bisnis di pedesaan.

2. Bisnis yang mereka kelola tidak mampu bersaing dengan kompetitor yang sejak awal sudah tersistem secara baik. Ini memberi mereka gap dengan para kompetitornya.

3. Bisnis mereka rentan mendapat masalah karena mereka tidak memiliki alur operasional yang jelas. Ancaman ini hanya masalah waktu jika Anda tidak pernah membenahi mindset tentang sistemasi bisnis itu sendiri.

4. Mereka jadi sulit mengontrol elemen penting dalam bisnisnya. Misal, tanpa sistem produksi yang jelas, mereka tidak akan pernah bisa menentukan standar produksi yang jelas. Dan permasalahan ini akan berputar-putar terus menjadi makin kompleks.

Bagaimana Cara Agar Mampu Mensistemasi Bisnis Dengan Baik dan Benar?

Itu tadi hal-hal yang akan terjadi jika Anda salah memahami sistemasi pada bisnis. Sekarang, saatnya Anda naik level dengan makin memahami sistem bisnis yang Anda butuhkan. Tapi gimana sih cara mempunyai sistem bisnis yang cocok, baik dan benar?

  • Pertama, Anda harus benar-benar meluangkan waktu untuk mempelajari bisnis Anda kembali. Petakan apa yang bisnis butuhkan, kemudian coba jawab secara otodidak dari literatur yang bisa Anda Baca. Ingat, selalu dokumentasikan tiap prosesnya.
  • Jika sudah melihatnya dari dalam, lihat lagi semuanya dari luar. Barangkali, apa yang Anda tuliskan di tahap pertama sudah dijalankan tapi dengan versi yang berbeda. Selain itu, tahap ini juga dapat menemukan titik lain yang sebelumnya tidak masuk dalam analisa.
  • Dengan hasil analisa dari dalam dan luar, apa yang bisnis Anda butuhkan seharusnya sudah jelas. Langkah selanjutnya sudah tentu membuat sistem yang cocok dengan bisnis Anda. Ingat, ada peribahasa “lain ladang, lain belalang.”. Artinya, Anda tidak bisa cocok jika memaksa sistem perusahaan atau bisnis lain ke bisnis Anda. Karena perbedaan yang ada sangat banyak, termasuk Leadership Anda, SDM hingga visi yang ada.
  • Nah kalau Anda masih bingung nih, bisa memulai sistemasi dari hal-hal yang repetitive. Misal, menentukan alur produksi atau alur operasional. 

Selain itu, bisa juga membuat sistem untuk hal-hal yang belum punya alur, seperti membuat timeline pencatatan stock barang atau timeline pengiriman barang.

Kesimpulan

Dari artikel di atas, menjelaskan bahwa gagal memahami Sistemasi Bisnis dapat memberi banyak efek negatif pada bisnis yang sedang dikelola. Maka sebagai pebisnis, Anda harus memahami apa sebenarnya yang didapat dari memahami sebuah Sistemasi Bisnis.

Selain itu, dengan memahami Sistemasi Bisnis ini, Anda dapat mengelola bisnis dengan terukur dan berdasarkan data. Jadi hal-hal merugikan seperti jadwal tabrakan antara waktu produksi dan pengiriman maupun human error lainnya dapat ditekan seminimal mungkin.

Saya Tom MC Ifle, Salam Pencerahan.