Mungkin istilah-istilah tentang sistemasi bisnis sudah sering Anda baca saat berselancar ke internet. Ini adalah salah satu bukti bahwa perubahan zaman, memudahkan semua orang untuk belajar apapun dengan mandiri. 

Tapi, dewasa ini saya menyadari bahwa banyak dari teman-teman pebisnis yang sering kebingungan saat mempelajari satu teori. Terkadang, hal ini terjadi karena teori-teori yang disajikan tidak ditulis berdasarkan pengalaman konkrit. Atau dalam artian lain, ditulis bukan oleh professional.

Maka kali ini, sebagai seorang Coach bisnis saya akan memberi tahu Anda 7 tanda, dimana seseorang bussines owner wajib untuk bergerak cepat dalam mensistemasi bisnisnya. Jadi silahkan baca sampai selesai!

Kapan Waktu Yang Tepat untuk Sistemasi? 

Umumnya, sistemasi bisnis bisa dilakukan kapanpun. Mau sedari awal bisnis diciptakan ataupun saat bisnis mulai berkembang, sah-sah saja. Asalakan sebagai pemegang tanggung jawab, Anda paham tiap konsekuensinya.

Namun baiknya, sistemasi bisnis ini segera dilakukan jika memungkinkan. Kenapa? Karena Anda tidak akan tahu, bagaimana bisnis berjalan ke depan. Termasuk ketika dihadapkan dengan kendala oprasional yang belum pernah dihadapi dan belum tentu mampu diatasi. 

Selain itu, sebuah bisnis yang baik adalah yang memiliki blueprint. Keistimewaan dari blueprint sistemasi adalah yang saat  mereka segera dieksekusi. 

Analogi sederhananya, makin cepat sistemasi dilakukan, maka peluang untuk terjadinya fraud dan miss dalam oprasional bisnis makin mengecil. Inilah yang pada akhirnya akan memberi Anda dan tim waktu untuk mengerjakan hal lain yang lebih bermanfaat.

Sebagai owner, Anda lah yang bertanggung jawab untuk merasakan dan mengambil strategi berdasarkan tanda-tanda itu. Harus sat-set. Berikut adalah tanda-tanda yang mengharuskan bisnis segera menjalankan sistemasinya.

7 Tandanya yang Harus Anda Perhtikan!

1. Mengalami growth yang meroket

Tanda pertama yang paling mencolok untuk Anda segera melakukan sistemasi adalah pertumbuhan dari bisnis itu sendiri. Sebelumnya sudah Anda baca, bahwa sistemasi tidak harus dikerjakan sejak awal.

Tapi, Anda harus segera bertindak ketika menyadari bahwa bisnis sedang bertumbuh dengan pesat. Kenapa? Karena disana mulai banyak perubahan, termasuk perubahan beban dan tuntutan. Ketidakhadiran sebuah sistem yang proper akan membuat sebagian karyawan Anda kerja rodi. 

Dampaknya, tentu saja negatif. Maka di moment ini, Anda wajib melakukan sistemasi bisnis. Selain untuk menyamakan pemahaman dan tanggung jawab, sistemasi akan menjadikan bisnis lebih efisien.

2. Mulai merasa overwheelme

Jika Anda sebagai owner mulai stress berkepanjangan, ini lah tanda kedua dari ‘kewajiban sistemasi’. Walaupun pemilik sekaligus pemegang kebijakan utama bisnis, kehidupan yang Anda miliki harus balance. 

Anda tidak harus selalu fokus untuk melakukan semuanya sendiri, mulai dari pengembangan, pengaturan strategi hingga negosiasi dengan klien. Itulah fungsi dari sistemasi.

Sistemasi bisnis memberi Anda keleluasaan untuk melakukan delegasi. Dengan delegasi pada karyawan, beban fisik, pikiran dan waktu akan berkurang. Dengan waktu luang ini Anda bisa lebih fokus ke aspek bisnis lain ataupun keluarga.

3. Terlalu menghabiskan waktu di proses kerja repetitif 

Anda pasti sadar bahwa setiap tempat kerja memiliki pekerjaan yang repetitif. Misal kirim email, entri data, cs dan mengirim faktur. Dan fakta lapangannya, posisi-posisi itulah yang sering menghabiskan waktu atau menimbulkan masalah.  

Ini adalah tanda, bahwa Anda baiknya segera menjalankan sistemasi. Nah, untuk pekerjaan-pekerjaan repetitif ini, sebenarnya bisa lebih optimal dengan dirampingkan atau bahkan dikerjakan lewat bantuan teknologi.

So untuk makin mengefisienkan oprenasional, buat lah sistem yang mudah dipahami dan ringkas. Untuk meminimalisir pemborosan tenaga, watu dan biaya untuk pekerjaan-pekerjaan yang repetitif itu.

4. Sering sekali terjadi eror dan berbagai macam inefisiensi

Tanda ke 4 hadir jika dalam bisnis mulai banyak eror dan terjadi inefisiensi. Eror ini bisa disebabkan oleh sdm atau sistem. Misal, terjadi tabrakan pada proses produksi yang akhirnya menyebabkan keterlambatan distribusi produk pada konsumen.

Siapa yang dirugikan? Ya jelas bisnis. Maka jangan ragu untuk membuat sistem yang lebih terbarukan ketika mulai banyak eror dan terjadi berbagai macam inefisiensi. Memastikan semuanya berjalan lancar lebih mudah diwujudkan lewat sistemasi bisnis.

5. Turnover karyawan sangat tinggi

Apa dalam bisnis Anda, karyawan mulai banyak yang keluar masuk? Mungkin itu salah satu tanda selanjutnya. Faktor dari turnover karyawan tinggi ini banyak, namun bisa juga didasari karena sistem yang bisnis jalankan tidak berpihak pada mereka.

Sistem sebaiknya mampu mengakomodir 2 sisi. Tidak hanya menuntut karyawan untuk produktif, tapi juga menjamin mereka mendapatkan alur kerja yang jelas dan tidak berbelit. Itulah yang bisa didapatkan jika Anda menjalankan sebuah sistemasi bisnis.

Sistemasi bisnis terbukti akurat dalam menekan angka turnover kayawan yang tinggi. Selain itu, karyawan Anda juga makin berdaya dan mampu meningkatkan produktifitasnya tanpa diminta.

6. Merasa ‘harus’ menambah karyawan

Tanda ke 6 akan hadir jika Anda merasa bahwa harus menambah karyawan. Penambahan ini tujuannya beragam, mulai dari keinginan untuk lebih produktif atau tuntutan penambahan tenaga karena makin berkembangnya bisnis.

Terlepas apapun alasannya, dengan penambahan karyawan Anda jadi harus memperbarui sistem. Karena tidak mungkin meletakkanya di posisi yang sama dengan karyawan lain. Selain itu, dengan sistemasi, jobesk yang mereka kerjakan akan makin jelas. Ini bagus untuk meminimalisir kesalahan oprasional di kemudian hari. 

7. Membutuhkan bantuan investor

Saat bisnis Anda semakin berkembang dan menjadi lebih kompleks, penting untuk mengevaluasi efektivitas dan efisiensi proses yang sedang berjalan. Meskipun membutuhkan waktu dan usaha, menerapkan sistem dan proses baru yang lebih baik akan sangat bermanfaat.

Namun, perlu Anda ingat bahwa berkembang selalu membutuhkan banyak pendanaan. Selain untuk pembiayaan riset, Anda butuh banyak dana itu untuk menghire orang-orang kompeten seperti sosial media spesialis, RnD spesialis, dll. Sayangnya, banyak bisnis yang mengabaikan hal ini. Inilah awal dari banyak permasalahan dalam mengelola bisnis di zaman sekarang. 

Jawaban dari situasi itu adalah mencari investor. Mereka akan membantu bisnis dari segi finansial. Tapii… Investor saat ini tidak mudah untuk menaruh uangnya. Apalagi setelah adanya tech winter di negara kita. Jadi jika Anda menginginkan bisnis untuk dapat dijual pada investor, perbaiki sistem yang ada. 

Sistem yang dirumuskan dengan detile dan terarah, akan makin meyakinkan. Inilah yang akan membantu bisnis Anda berpeluang makin besar untuk mereka beri bantuan dana. 

Kesimpulan 

Sistemasi bisnis sangat penting dilakukan ketika bisnis mengalami pertumbuhan pesat, beban kerja berlebihan, banyak kesalahan/inefisiensi, dan tingginya turnover karyawan. 

Selain itu, cara ini dapat meningkatkan efisiensi operasional, memperjelas tanggung jawab karyawan, dan memungkinkan delegasi tugas dengan baik. Benefitnya, Anda sebagai owner akan memiliki waktu sisa lebih banyak yang mampu digunakan untuk fokus ke hal lain seperti pengembangan ataupun keluarga. 

Tak hanya itu, sistemasi bisnis juga berguna agar bisnis yang dimiliki mampu mendapatkan bantuan seorang investor. Lewat sistem dan proses bisnis yang terstruktur, investor akan makin percaya yang akirnya mau untuk menaruh pendanaanya pada bisnis Anda.

 

Saya Tom MC Ifle,

Salam Pencerahan.